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国家档案局发布关于进一步加强机关业务系统电子文件归档与管理工作的通知

为贯彻落实新修订《档案法》和《“十四五”全国档案事业发展规划》《“十四五”推进国家政务信息化规划》等相关要求,加强机关业务系统归档工作,不断提高业务系统电子文件归档与管理工作水平,国家档案局近日印发通知,要求进一步加强机关业务系统电子文件归档与管理工作,并对相关工作作出部署。《国家档案局办公室关于进一步加强机关业务系统电子文件归档与管理工作的通知》解读如下:

一、重要意义

机关业务系统是机关在信息化条件下履行主要工作职责、办理机关核心业务的重要信息平台,业务系统形成和收集的各类数据资源是国家数字档案资源的重要组成部分。做好机关业务系统电子文件归档与管理工作,有效提升各类数据资源质量和管理水平,对于加强政务信息化建设、推动公共数据开放共享、不断提高数字化政务服务效能具有重要意义,是信息化社会做好档案工作的必然要求。

二、目标要求

到2023年,通过试点推动形成一批可复制可推广的成功经验做法。到“十四五”末期,机关业务系统电子文件归档与管理工作普遍开展,机关电子文件归档与档案管理能力得到显著提升。

三、主要任务

(一)健全业务系统归档制度规范。推动建立完善的业务系统归档管理制度和技术规范。管理制度应当明确各部门职责分工,系统归档管理流程和运行维护要求等。技术规范应当与管理制度协调配合,明确电子档案数据规范、系统接口设计规范、存储和备份策略等。

(二)完善业务系统归档功能。推进在业务流程中嵌入电子文件归档要求,保证业务系统能够按照档案工作要求完成电子文件形成、收集、整理、归档工作,具备完整收集、整理应归档电子文件及其元数据并按规则自动命名、存储电子文件及其组件,支持全系统审计跟踪、安全监管等功能,能够按要求向档案管理系统推送电子文件及其元数据,生成规范的归档信息包。

(三)推进业务系统与档案系统有效衔接。完成业务系统与档案管理系统衔接工作,业务系统与档案管理系统能够通过webservice 等归档接口紧密衔接。

(四)不断提升数字档案资源建设质量和管理水平。推进业务系统电子档案规范管理,实现业务系统电子文件从形成办理到归档利用全流程安全可控、科学规范管理,确保业务系统电子文件符合真实性、完整性、可用性和安全性要求。稳妥推行来源可靠、程序规范、要素合规的电子文件仅以电子形式进行单套归档和管理。

四、工作安排

(一)确定重点工作领域。在重点工作领域遴选一批具有一定条件的单位先行先试,围绕各行业各领域归档需求探索创新,提炼归档标准化实施路径,形成对各种类型业务系统归档需求的全覆盖。

(二)积极推进试点建设。试点工作按照“自愿申报、有序实施”的原则开展,重点面向全流程线上运行的业务系统、电子证照制发管理系统、具备电子签名功能的办公自动化系统等。鼓励各地区各部门在本区域、本系统开展试点工作。

(三)及时组织效果评估。纳入试点的单位要制定实施方案,按照规定的时间完成试点任务。国家档案局将依据电子文件归档与电子档案管理规范、党政机关电子公文系列标准、数字档案室建设指南和电子档案单套管理相关要求等开展试点效果评估工作。

(四)大力开展成果应用。鼓励试点单位将业务系统归档工作成果应用于电子档案单套管理和数字档案室建设。试点效果评估同时符合电子档案单套管理一般要求的,可以依程序认定为通过单套管理可行性评估;同时符合数字档案室建设要求的,可以依程序认定为全国示范数字档案室或国家级数字档案室。

(五)做好经验总结推广。国家档案局将总结试点工作成果,选树先进典型,推广经验做法,不断扩大业务系统电子文件归档与管理工作覆盖面,推动机关档案信息化建设向纵深发展。


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